Asana es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares gracias a su flexibilidad y facilidad de uso.
Sin embargo, muchas personas no aprovechan al máximo su potencial para personalizar el espacio de trabajo y optimizar su productividad.
En este blog, te guiamos paso a paso para personalizar tu espacio de trabajo en Asana, adaptándolo a tus necesidades.
¿Por qué personalizar tu espacio de trabajo en Asana?
La personalización de Asana no solo mejora la experiencia de usuario, sino que también permite:
Aumentar la eficiencia: Diseña un entorno que se adapte a tu flujo de trabajo.
Organizar mejor tus proyectos: Facilita el acceso rápido a la información.
Reducir el estrés visual: Crea un espacio más limpio y menos abrumador.
Ahora, pasemos a los consejos para personalizar tu espacio de trabajo en Asana.
Personaliza los campos personalizados
Los campos personalizados te permiten agregar información específica a tus tareas, como prioridades, fechas importantes o estados de avance.
Cómo configurarlos: Ve a un proyecto, haz clic en “Campos personalizados” y elige entre opciones predefinidas o crea las tuyas propias.
Consejo extra: Usa colores para destacar información importante.
Ajusta las vistas según tus preferencias
Asana ofrece diferentes vistas: lista, tablero, cronograma y calendario.
Lista: Ideal para tareas detalladas.
Tablero: Perfecto para flujos de trabajo visuales como Kanban.
Cronograma: útil para planificar proyectos con dependencias.
Calendario: Genial para seguimiento diario o semanal.
Selecciona la vista que mejor se adapte a tu forma de trabajar. Puedes alternar entre ellas según el contexto.
Crea plantillas personalizadas
Si trabajas con tareas recurrentes, las plantillas personalizadas son un ahorro de tiempo invaluable.
Pasos para crearlas: Diseña un proyecto base, agrega todas las tareas y configuraciones necesarias, y luego guarda el proyecto como plantilla.
Ejemplo: Una plantilla para la gestión de eventos con tareas predefinidas.
Aprovecha las integraciones
Conecta Asana con otras herramientas que ya utilizas, como Slack, Google Drive o Zoom.
Esto te permite centralizar la información y evitar el cambio constante entre plataformas.
Cómo hacerlo: Ve a la configuración de integraciones dentro de un proyecto y selecciona la aplicación que desees.
Usa las reglas automáticas
Las reglas automáticas simplifican la gestión de tareas.
Puedes configurarlas para que ciertas acciones ocurran automáticamente, como mover tareas a otra columna o asignarlas a un miembro del equipo.
Ejemplo: “Cuando una tarea sea marcada como completada, muévela a la columna de ‘Hecho’.
Personaliza las notificaciones
Recibe notificaciones solo de lo que realmente necesitas.
Cómo hacerlo: Ajusta las preferencias de notificaciones en la configuración de tu cuenta.
Consejo: Desactiva las notificaciones innecesarias para evitar distracciones.
Juega con los temas y colores
Aunque Asana tiene un diseño limpio, puedes cambiar los colores de los proyectos para identificarlos rápidamente.
Cómo cambiar colores: Ve al nombre del proyecto, haz clic en el menú desplegable y selecciona “Color del proyecto”.
Bonus: Usa el tema oscuro si trabajas durante la noche.
Conclusión
Personalizar tu espacio de trabajo en Asana puede marcar una gran diferencia en tu productividad y organización.
Con campos personalizados, plantillas, reglas automáticas y más, puedes adaptar esta herramienta a tus necesidades específicas. Dedica un tiempo a experimentar con estas opciones y transforma tu manera de trabajar.
¡Ahora es tu turno! ¡Prueba estos consejos y lleva tu experiencia con Asana al siguiente nivel!